Introduzione
Se stai cercando online il costo del noleggio di una stampante multifunzione, probabilmente ti sarai imbattuto in molti "dipende". È vero: per calcolare un canone perfettamente su misura serve conoscere i volumi e le abitudini del tuo ufficio. Tuttavia, crediamo sia fondamentale darti subito un ordine di grandezza reale e confrontabile.
Questi numeri si riferiscono a stime reali con dotazioni standard (senza accessori opzionali) e ti permettono di avere già un'idea chiara. Tuttavia, il prezzo più basso non coincide necessariamente con il costo più conveniente per la tua azienda: modello, volumi reali, colore e accessori determineranno la tua spesa effettiva.
Quattro esempi di canone: dalla stampante A4 alla multifunzione A3
Abbiamo preparato quattro configurazioni in progressione, in modo da mostrarti come cambia l'investimento passando dalla singola postazione al macchinario per un intero reparto.
Tutti gli esempi riguardano macchine nuove con dotazioni standard e un contratto di 60 mesi.
| Configurazione | Copie incluse (mese) | Quota fissa | Quota copie | Costo copia (B/N - Col) | Canone mensile |
|---|---|---|---|---|---|
| UTAX P-5034DN (Solo stampante A4 B/N) | 500 B/N | 12,79 € | 4,85 € | 0,0097 € - n.d. | 17,64 € |
| UTAX P-4027iw (Multifunzione A4 B/N) | 500 B/N | 18,09 € | 8,25 € | 0,0165 € - n.d. | 26,34 € |
| UTAX P-C4063i (Multifunzione A4 colore) | 500 B/N + 100 colore | 21,53 € | 17,49 € | 0,0165 € - 0,0924 € | 39,02 € |
| UTAX 2509ci MFP (Multifunzione A3 colore) | 500 B/N + 100 colore | 60,38 € | 9,08 € | 0,00825 € - 0,0495 € | 69,46 € |
La configurazione finale prevede sempre una consulenza personalizzata inclusa, per ottimizzare l'offerta in base al tuo reale carico di lavoro e aggiungere eventuali accessori utili per il tuo ufficio.
Per leggere correttamente questa tabella, fai attenzione a due dettagli fondamentali:
- Il gradino d'ingresso reale: La UTAX P-5034DN è inserita solo come termine di confronto per la stampa pura (non fa fotocopie e non scansiona). Il vero prezzo di partenza per una multifunzione A4 professionale è dato dalla UTAX P-4027iw ed è teoricamente di 18,09 € se si decide di gestire le stampe a consumo, oppure 26,34 € se si includono 500 copie mensili.
- Il punto di pareggio (break-even) e il vantaggio dell'A3: La UTAX 2509ci (l'ultima in tabella) ha chiaramente la quota fissa di partenza più alta. Se però guardi il costo copia, noterai che è nettamente inferiore a quello dell'A4 a colori (0,00825 € contro 0,0165 € per il bianco e nero). Questo significa che esiste un vero e proprio "punto di pareggio": superata una certa soglia di volume di stampe, il grande risparmio sui consumi compensa ampiamente il canone della macchina, rendendo la multifunzione con supporto A3 più conveniente di una multifunzione A4.
Le cinque variabili che fanno cambiare il prezzo
Che cosa trasforma un preventivo da 30 a 70 euro al mese? Ecco i cinque elementi che incidono davvero sulla tua spesa:
- Macchina e capacità: Scegliere una macchina in grado di sopportare un carico di lavoro maggiore aumenta inevitabilmente la quota fissa del noleggio.
- Bianco e nero o colore: Non conta solo quante pagine stampi in assoluto, ma la proporzione tra le stampe monocromatiche e quelle a colori, che hanno un costo copia molto diverso.
- Volumi e copertura d'inchiostro: Scegliere un pacchetto di copie incluse alza l'importo fisso del canone. Il prezzo pattuito considera una copertura standard del 5% di inchiostro per pagina (tipica di un testo commerciale). Se il tuo ufficio stampa regolarmente fotografie o documenti molto densi, il costo subirà un ricalcolo (annuale se le copie sono incluse, o trimestrale se a consumo).
- Durata e formula: Spalmare il contratto su una durata più lunga (es. 60 mesi anziché 48) abbassa la singola quota mensile. (Per durate più brevi, come 24 o 36 mesi, puoi valutare il noleggio di una stampante ricondizionata).
- Accessori e finiture: Fascicolatori, mailbox riservate per i vari reparti, moduli per forare o piegare la carta e cassetti extra vengono valutati e quotati in fase di consulenza, solo se il tuo lavoro lo richiede davvero.
Cosa comprende il canone
Un'offerta che si limita all'acquisto del solo macchinario ti espone al rischio di continue spese non calcolate. Il valore di un noleggio all-inclusive sta nel rendere la spesa perfettamente prevedibile.
Ecco cosa trovi nei contratti di noleggio Arcadia e cosa invece, per natura, resta escluso:
| Incluso nel servizio Arcadia | Variabile | Escluso |
|---|---|---|
| Trasporto, installazione hardware e configurazione | Copie eccedenti | Carta |
| Setup di rete, driver, rubrica, scansioni e profili utenti | Copertura media superiore al 5% | |
| Assistenza tecnica, manodopera specializzata e ricambi | Accessori hardware opzionali | |
| Tutti i toner, i tamburi e la consegna dei consumabili | ||
| Monitoraggio proattivo (sistema Fleet) | ||
| Macchina sostitutiva in caso di fermo prolungato | ||
| Disinstallazione e smaltimento a fine noleggio |
Copie incluse o pagamento a consumo?
È una delle scelte fondamentali al momento del preventivo. Qual è la soluzione migliore? In realtà, è solo una questione di gestione delle fatture e delle tue preferenze.
- Copie incluse: Ti garantisce la massima prevedibilità. Paghi una quota mensile che comprende già un certo volume di stampe. Se sfori, le eccedenze vengono conteggiate allo stesso costo copia e fatturate annualmente; in questo modo i mesi di lavoro intenso si compensano comodamente con quelli più tranquilli.
- Pagamento a consumo: Parti dal solo canone base della macchina e, trimestralmente, paghi esattamente le copie che hai prodotto, calcolate al medesimo costo copia (senza alcun sovrapprezzo rispetto alla formula a pacchetto). Questa soluzione è ideale, ad esempio al primo noleggio, quando non hai ancora uno storico per stimare in modo attendibile i volumi del tuo ufficio.
Una piccola regola base per non sbagliare i conti, indipendentemente dal metodo scelto: nel fronte/retro ogni facciata vale come una copia e un foglio A3 equivale sempre a due fogli A4.
Come confrontare due offerte senza fermarsi al canone
Se hai due preventivi sulla scrivania, confrontarli guardando solo la riga finale del prezzo mensile è uno degli errori più comuni. Usa questa rapida checklist per assicurarti che le condizioni siano davvero omogenee:
- I due contratti prevedono la stessa durata?
- Il volume di copie (distinto tra B/N e Colore) è identico?
- Qual è il costo delle copie eccedenti e qual è la copertura d'inchiostro standard dichiarata?
- L'offerta più economica garantisce la stessa assistenza (manodopera, ricambi, macchina di cortesia)?
- Il trasporto, l'installazione di rete e la configurazione dei PC sono esplicitamente inclusi?
A volte, un'offerta apparentemente più cara ti sta in realtà salvando dai costi nascosti che pagheresti in gestione delle emergenze, acquisti di toner improvvisi e, soprattutto, ore di fermo macchina.
Come ottenere una stima adatta al tuo ufficio
Per disegnare un canone realistico e al riparo da inefficienze, ci bastano poche ma fondamentali informazioni:
- Stima delle pagine mensili stampate e percentuale di utilizzo del colore;
- Necessità o meno del formato A3;
- Numero di utenti o reparti che useranno la multifunzione;
- Funzioni specifiche o accessori necessari (es. pinzatura dei fascicoli);
- Dati sulle tue macchine attuali e sugli spazi fisici del tuo ufficio.
Se non hai a portata di mano questi dati, nessuna paura: la nostra analisi gratuita dei flussi di stampa serve esattamente a questo. Eviterai di sovradimensionare la macchina o, al contrario, di ritrovarti con uno strumento non adeguato ai tuoi carichi.